Algemene Informatie en Voorwaarden

Inleiding

Op deze pagina vindt u algemene informatie en de toepasselijke voorwaarden van:

BEYOND EXPECTATIONS
Postbus 229
3970 AE Driebergen-Rijsenburg
Telefoon: +31 (30) 686 50 10
E-mail: sales@beyond-expectations.nl
Website www.beyond-expectations.nl

Beyond-Expectations BV is ingeschreven in het handelsregister van
de Kamer van Koophandel onder Nr. 75237318

BTW-nummer NL860202240B01

Toepasselijke voorwaarden

Op onze diensten zijn de Algemene Voorwaarden van Beyond Expectations van toepassing, tenzij wij in het aanbod of de bevestiging van de opdracht uitdrukkelijk hebben aangegeven dat andere voorwaarden gelden.

Een volledige set van onze algemene voorwaarden kunt u via deze link (pdf) downloaden.

Beyond Expectations verzorgt uitsluitend reizen voor zakelijke opdrachtgevers en overheden op basis van een Algemene Overeenkomst. Alle reizen die wij voor onze opdrachtgevers verzorgen zijn uitgesloten van de wettelijke regelingen voor de Pakketreisovereenkomst en Gekoppeld Reisarrangement.

Algemene Voorwaarden (reis)dienstverleners

Als in uw reis georganiseerd vervoer is inbegrepen, dan maken de algemene (vervoers-)voorwaarden van de vervoerders (zoals luchtvaartmaatschappijen), naast de Algemene Voorwaarden van Beyond Expectations, uitdrukkelijk deel uit van het aanbod en/of de overeenkomst.

De algemene (vervoers-)voorwaarden van reisdienstverleners kunt u vinden op de website van de betreffende reisdienstverlener. De vindplaats van de meeste algemene vervoers- en bagagevoorwaarden van reisdienstverleners kunt u ook raadplegen via de website van de ANVR.

Verzekeringen

Wij adviseren onze opdrachtgever nadrukkelijk voor iedere reiziger een reisverzekering en/of annuleringskostenverzekering af te sluiten.

Bijkomende kosten (niet inbegrepen)

Tenzij expliciet anders vermeld in het aanbod of een opdracht, zijn onderstaande kosten niet inbegrepen en komen voor rekening van de opdrachtgever/reiziger:
• Eventuele bagagekosten in geval van vervoer per vliegtuig, tenzij in de ticketprijs een bagagevrijdom is inbegrepen en dit expliciet door ons is vermeld. Een overzicht van vrijwel alle bagagevoorwaarden per luchtvaartmaatschappij kunt u vinden op de overzichtspagina van de ANVR.
• Eventuele vertreks- of aankomstbelasting die door de passagier zelf op de luchthaven moet worden betaald. Dit kunt u hier controleren.
• Eventuele kosten voor (priority) check-in of andere diensten op de luchthaven.
• Eventuele kosten voor stoelreserveringen.
• Eventuele kosten voor extra of afwijkende voorzieningen tijdens uw reis.
• De kosten van visa, vaccinaties en andere grensformaliteiten.
• Alle kosten van niet vermelde maaltijden en dranken
• Alle kosten die het in het aanbod opgenomen F&B tegoed overstijgen.
• De kosten van een reis- of annuleringsverzekering.
• Andere uitgaven van persoonlijke aard.

Namen reizigers

Uw naam en die van iedere reiziger inclusief de hieraan gekoppelde gegevens (zoals plaats en datum van uitgifte van een paspoort) moeten exact overeenkomen met het grensdocument wordt gebruikt voor de reis. Aan het corrigeren van deze gegevens na boeking – in het bijzonder de naam van de reiziger – kunnen hoge kosten verbonden zijn en is in enkele gevallen zelfs niet mogelijk. De bij de reis betrokken dienstverleners kunnen reizigers waarvan de naam in een grensdocument niet overeenkomt met de boeking weigeren. In deze gevallen is Beyond Expectations niet verplicht de reiziger of opdrachtgever schadeloos te stellen of de reissom van deze reiziger terug te betalen.

Grensdocumenten, visa en vaccinaties

U dient voor uw reis in het bezit te zijn van geldige grensdocumenten zoals een geldig paspoort en eventueel visa. U kunt een eventueel benodigd visum hier controleren en eventueel direct aanvragen. Wij adviseren u in het bijzonder te controleren dat uw reisdocument voldoet aan de minimale geldigheid die daaraan door de te bezoeken landen worden gesteld, inclusief afwijkende of aanvullende administratieve formaliteiten.
U kunt informatie over de benodigde visa voor de landen die u bezoekt (inclusief de aanvraagtermijn) eveneens verkrijgen bij o.a. het consulaat of de ambassade van dat land. Een volledig overzicht van ambassades en consulaten kunt u vinden op de website van de rijksoverheid.

Voor de landen die u tijdens uw reis aandoet kunnen adviezen of verplichtingen gelden voor reizigersvaccinaties. Voor meer informatie verwijzen wij iedere reiziger graag naar zijn of haar huisarts, de GGD of KLM Health Services.

Via de website van IATA Travel Centre kunt u eenvoudig controleren welke formaliteiten en eisen gelden voor de grensdocumenten en vaccinaties voor de door uw medewerkers geboekte (overstap) bestemming(en).
Wijzigen en annuleren

Als u een opdracht wilt wijzigen of annuleren, dan dient u dit zo snel mogelijk en op de vertrekdag in ieder geval ruim voordat de reis plaatsvindt aan ons te melden. Alleen de (contactpersoon van de ) opdrachtgever kan de boeking wijzigen of annuleren.

No-show

Als u zich niet tijdig meldt voor de vlucht (een zogenaamde “no-show”), dan hanteren luchtvaartmaatschappijen vaak hogere annuleringskosten die kunnen oplopen tot 100% van het tarief, zo nodig in afwijking van andere eerder aan u gemelde (lagere) annuleringskosten. Sommige luchtvaartmaatschappijen hanteren een ruimer begrip van no-show, zelfs in geval van annulering enkele dagen voor de vertrekdatum. In geval van no-show voor andere diensten (bijvoorbeeld hotelreserveringen of huurauto’s) gelden specifieke bepalingen van de betreffende aanbieder. Dit kan betekenen dat u de eerste nacht resp. huurdag moet betalen, geheel geen restitutie krijgt dan wel dat de gereserveerde hotelkamer of huurauto niet meer beschikbaar is.

Reisbeperkingen

Voor reizen naar sommige bestemming(en) en de af te leggen reisroute (incl. stops en overstap locaties) kunnen speciale omstandigheden gelden, zoals administratieve voorschriften, gezondheidsvoorschriften, klimaatomstandigheden en/of andere (reis)beperkingen. Belangrijke informatie hierover is onder andere beschikbaar op de website van de Rijksoverheid (www.nederlandwereldwijd.nl) en de Reisapps van met Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Nederlandse douane. U bent er zelf voor verantwoordelijk dat u en de reizigers zich zowel voor het boeken als voor en tijdens de reis volledig zal (laten) informeren over alle geldende voorschriften voor de reis, inclusief eventuele wijzigingen daarop.

Klachten

Als u een vraag of klacht heeft, neem dan altijd contact op met onze medewerkers of, als dit tijdens uw reis plaatsvindt, met de betrokken reisdienstverlener. Zorg dat u alle benodigde gegevens bij de hand hebt (zoals de boekingsreferentie en de naam van de reiziger) zodat wij u snel kunnen helpen. In het kader van de beveiliging van persoonsgegevens kunnen wij u om aanvullende gegevens vragen om vast te stellen dat u de opdrachtgever en/of (één van) de reiziger(s) bent.